¿Cuántos promocionales pedir para un evento? Fórmula y costos reales
Actualizado en julio de 2026 · Por el equipo de Promo Aliado
Quedarse corto en un evento es peor que que le sobren: el asistente que no alcanzó regalo se acuerda. La fórmula base es simple: asistentes esperados × 1.1, con niveles distintos si hay invitados VIP. Aquí está el método completo con costos reales de mayoreo.
La fórmula base
Piezas = asistentes esperados × 1.1 (10% de reserva). Si el registro es abierto (ferias, expos), use el aforo estimado del organizador × 0.7 — no todos pasan por su stand, pero los picos de tráfico se comen el inventario más rápido de lo que cree.
El sobrante nunca es pérdida: se usa en la siguiente activación, en la recepción de su oficina o como detalle con proveedores.
Presupuesto por niveles (el truco de los eventos bien hechos)
No todos los asistentes son iguales. La estructura clásica de 3 niveles:
- General (80% de asistentes): artículo de $3–10 — bolígrafo, llavero, goma. Todos reciben algo.
- Prospectos calificados (15%): artículo de $20–60 — libreta con bolígrafo metálico, cilindro. Se entrega en conversación, no en la mesa.
- VIP / tomadores de decisión (5%): regalo de $100+ — termo, power bank, kit ejecutivo. Con nombre, idealmente.
Ejemplo real para 500 asistentes: 440 bolígrafos (~$2,100) + 83 libretas (~$2,500) + 28 termos (~$3,400) ≈ $8,000 con IVA — y en ese monto ya calificas a envío gratis y a mejores precios por volumen.
Los tiempos: cuándo pedir
Con stock en existencia, el artículo en blanco llega en 2–5 días hábiles. Si además lo va a personalizar, su imprenta necesita 3–7 días hábiles según el método y el tiraje. Regla segura: cierre su pedido 3 semanas antes del evento — le deja margen para revisar muestras y corregir.
Errores que vemos cada temporada
- Pedir tarde y pagar impresión urgente (hasta 50% más cara).
- Un solo artículo para todos: gastas de más en curiosos y quedas corto con los clientes que importan.
- Elegir por precio y no por uso: un artículo que se tira a la basura comunica exactamente eso de su marca.
- Ignorar el precio por volumen: pasar de 400 a 500 piezas a veces CUESTA MENOS por el brinco de descuento — revise la tabla de rangos en cada ficha.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos promocionales necesito para 100 asistentes?
110 piezas del artículo general (100 × 1.1 de reserva). Si manejas niveles: ~88 generales, ~17 medios y ~6 VIP.
¿Con cuánta anticipación debo pedir promocionales para un evento?
3 semanas es el margen seguro: 2–5 días hábiles de entrega del artículo en blanco más 3–7 días de personalización, con espacio para muestras y ajustes.
¿Qué pasa si me sobran promocionales?
Nada malo: no caducan. Se usan en la siguiente activación, en recepción, con nuevos clientes o como detalles internos. Por eso el 10% extra siempre conviene.